L’implémentation d’une GED (Gestion Électronique de Documents) requiert une approche méthodique pour garantir le succès du projet. Suivre une méthodologie rigoureuse est essentiel pour éviter les écueils potentiels. Ci-dessous, découvrez les étapes importantes à suivre lors de la mise en place d’un projet de dématérialisation documentaire au sein d’une entreprise.

Connaître les exigences en matière de documents

Avant de mettre en place une GED, désignez un chef de projet consultant les utilisateurs pour recueillir leurs besoins. Cela inclut :

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• La nature des documents
• Le stockage
• L’indexation
• L’automatisation des processus
• La gestion des droits
• La signature électronique
• L’archivage

Pour une identification précise des besoins, envisagez l’assistance d’une entreprise de conseil et d’AMOA. Ne négligez pas cette étape pour éviter les risques liés à un logiciel GED mal structuré, comme la difficulté de retrouver des documents, les doublons, la perte de temps, la frustration des collaborateurs, et les risques de non-conformité.

La rédaction du cahier des charges

Le chef de projet GED (Gestion Electronique des Documents) rédige un cahier des charges techniques intégrant un plan de classement, les modules automatisés, le calendrier de conservation des documents, et les procédures d’acquisition. 

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Ce plan de classement organise les documents de manière logique selon des règles spécifiques. Le cahier des charges devient un guide essentiel pour choisir le prestataire sans oublier le logiciel GED.

Découverte et évaluation des diverses options en logiciel GED

En France, le marché de la GED propose une variété de choix parmi plusieurs éditeurs de logiciels. Ces solutions varient en fonction de la taille de l’entreprise : grande, une PME (Petite et Moyenne Entreprise), ou liée à un secteur spécifique nécessitant un type de document particulier.

Il est recommandé de créer une pré-sélection de logiciels correspondant approximativement à vos besoins, en vue de les évaluer par la suite. L’approche idéale consiste à tester plusieurs logiciels en les appliquant à une activité ou une entité spécifique de l’entreprise, ainsi que pour certains types de documents. Des ajustements peuvent être effectués si nécessaire.

Implémenter la solution GED dans l’ensemble de l’entreprise

Après la validation du test, le logiciel GED pourrait être déployé dans l’ensemble de l’entreprise. Pensez à établir un comité d’observation, supervisé par le référent GED. Ce comité aurait pour missions d’évaluer la satisfaction des collaborateurs, de garantir le bon déroulement du projet, de former les salariés à la solution, de réaliser une veille réglementaire et technologique et d’assurer la maintenance du produit. Le processus complet d’installation et de paramétrage optimal est estimé à environ 5 mois.

Sensibilisation et formation des collaborateurs avant et après la mise en place de la GED

La mise en place d’une GED implique des changements majeurs dans l’organisation du travail, souvent accompagnés d’une résistance chez les collaborateurs. Pour surmonter cette résistance, une conduite du changement soigneusement planifiée est essentielle. Cela implique de clarifier les objectifs du projet, mettre en avant les avantages de la dématérialisation, recueillir les besoins individuels, communiquer régulièrement sur l’avancement, former les utilisateurs et offrir une assistance technique. 

La formation n’est pas suffisante, un accompagnement sur plusieurs semaines est nécessaire pour favoriser l’appropriation de l’outil et des nouvelles méthodes de travail. En outre, une conduite du changement efficace permet d’obtenir l’adhésion des équipes à la transformation numérique, réduisant la période de moindre productivité. Un projet bien mené, avec une simplification des processus, renforce l’enthousiasme des utilisateurs pour l’outil.